Comment manager son prestataire logistique ou transport au quotidien ?

Rédaction d’un cahier des charges, communication et contrôle : notre expert Didier Aivazoff – Directeur Technique de Supply Chain Experts, nous livre ses conseils pour établir une relation de confiance avec son prestataire logistique ou transport.

Un prestataire intervient lorsqu’une entreprise souhaite externaliser une partie de son activité logistique et/ou transport afin de se concentrer sur son cœur de métier (production, négoce, ingénierie, etc.).

La démarche consiste pour l’entreprise à sélectionner un prestataire via un appel d’offres dans lequel elle exprime ses besoins. À sa lecture, les prestataires ont un panorama de la demande de l’entreprise et peuvent y apporter une réponse technique et commerciale. Didier Aivazoff – Directeur Technique de Supply Chain Experts, nous dévoile les fondamentaux pour gérer efficacement son prestataire logistique ou transport.

Avoir une vision claire de l’organisation à déployer

Le premier prérequis est de réaliser une analyse fonctionnelle pour cadrer l’organisation cible du client. De cette réflexion découle la rédaction d’un cahier des charges, un document formalisé et détaillé qui décrit les étapes de la prestation au quotidien, activité par activité. « Si l’un de nos clients souhaite externaliser sa logistique, nous l’accompagnons dans la rédaction du cahier des charges dans lequel il doit décrire les opérations que le prestataire va réaliser lors de la réception, du chargement, de l’expédition, du transport ou de la
gestion des stocks », liste Didier Aivazoff. Ce document permet au prestataire d’identifier précisément ce qu’il doit mettre en place. Car en fonction du secteur d’activité de l’entreprise, le type d’organisation logistique et transport peut varier, comme l’illustre Didier Aivazoff : « Cela dépend de la typologie et de la saisonnalité des produits. Dans le secteur du chocolat, il va y avoir beaucoup de flux entrants et sortants durant les périodes de Pâques et Noël, dans le textile ce sont les collections été et hiver qui rythmeront l’activité. » Une rédaction efficace du cahier des charges est donc indispensable, puisqu’elle fixe le cadre de la relation entre l’entreprise et son prestataire.

Communication et contrôle

Pour notre expert, la seconde clé est la communication. L’échange entre l’entreprise et son sous-traitant doit être quasi-permanent. Si le prestataire est un expert dans son domaine d’activité, la société cliente doit apporter des informations précises sur les volumes à venir, l’approvisionnement de l’entrepôt ou la mise en place d’offres promotionnelles. « Anticiper les volumes entrants et sortants permettra au prestataire de dimensionner ses ressources humaines et matérielles pour faire face à l’activité et être performant » indique Didier Aivazoff. Si l’activité de l’entreprise évolue en fonction des nouveaux marchés, clients, produits, alors, la prestation doit également s’adapter.  « En fonction des nouvelles opérations et des nouveaux produits, il faut impérativement faire évoluer le cahier des charges au cours de la prestation, conseille Didier Aivazoff. Cela permet de faire passer des opérations annexes qui doivent rester exceptionnelles, en opérations standards régulières et ainsi de réduire leur coût. »

Au-delà de ces échanges, l’entreprise doit contrôler la qualité du travail de son prestataire. Didier Aivazoff suggère d’organiser une réunion hebdomadaire pour évoquer la qualité de l’exploitation au travers d’un tableau de bord et de KPI’s (indicateurs de performance) qualitatifs et quantitatifs, dont le mode de calcul sera défini précisément, transmettre des informations, gérer un projet, etc. et un meeting trimestriel sur les questions plus générales (organisation, financières). « Il faut s’assurer que le prestataire engage bien les ressources qu’il facture : les engins et outils utilisés, les équivalent temps pleins mobilisés. Il faut également vérifier la fiabilité des stocks et d’éventuelles erreurs dans les expéditions et réceptions. »

Enfin, il est conseillé de lancer un appel d’offres en moyenne tous les trois ans, « cela permet à l’entreprise à la fois d’étalonner sa prestation, et de mettre en concurrence son prestataire… même si tout se passe bien ! », conclut Didier Aivazoff.

Un cahier des charges de qualité, une communication efficace et un contrôle régulier sont donc les trois ingrédients indispensables pour établir une relation de confiance avec son prestataire.