Comment sélectionner son prestataire de transport ?

Choisir un prestataire transport n’est pas anodin. Les entreprises confient à ces prestataires le dernier maillon de leur chaîne logistique, et pas le moindre : la livraison chez leur client. Alors comment s’assurer que le choix que vous ferez sera le bon ? Quels sont les critères essentiels dans le choix de ce partenaire ? Dans ce nouvel article, nous vous donnons quelques clefs pour sélectionner au mieux vos prestataires de transport et sécuriser cette étape importante de votre chaîne logistique.

Corinne HARGITAI GIGUEL, Responsable technique au sein du GROUPE SMARTLOG pour les enseignes DIALOGIS et SUPPLY CHAIN EXPERTS, fait le point sur la question.

Définir avec précision ses besoin en transport

En premier lieu et afin de s’assurer que les prestataires transports consultés soient en capacité de répondre à la demande, l’entreprise doit définir ses besoins le plus précisément possible afin de les formuler dans un cahier des charges.

Celui-ci devra faire apparaitre des données essentielles comme :

Les données techniques :

• la nature des marchandises à transporter : les contraintes et obligations sont en effet très différentes selon qu’il s’agit de produits alimentaires ou non alimentaires, dangereux, liquides, pondéreux, légers et volumineux ou avec des longueurs, ou encore sensibles car de haute technologie…
• le conditionnement des produits (colis, palettes, fardeaux, caisses, conteneurs IBC, supports hors norme…) et les moyens de chargement chez le client : portes à quais, quais niveleurs, plain-pied… : ces critères détermineront le type de chargement et les moyens de manutention à utiliser par le chauffeur ainsi que le type de camion à utiliser (camion fourgon, tautliner, plateau, camion équipé d’un hayon…) ;
• le(s) zone(s) géographique(s) de livraison : régionale, nationale, internationale ou encore préacheminement vers un port ou un aéroport à destination d’un transitaire…
• le type de destinataires à livrer / les lieux de livraison : « On ne livre pas de la même façon une grande surface, une plateforme logistique, un industriel (site de production), une boutique, un particulier, ou un chantier. De même, une livraison en centre-ville présente des contraintes spécifiques (horaires de livraison réglementés, accès aux voie piétonnes limité …) qu’il convient de prendre en compte » ceci afin que le transport se déroule dans les meilleures conditions et dans les meilleurs délais », explique Corinne HARGITAI GIGUEL.
• Les contraintes à la livraison chez le destinataire : livraison sur rdv, livraison à jours fixes, livraison avec camion hayon, livraison en VL (accès difficile ou exigu) …

De nombreux autres critères sont également à prendre en compte, tels que :

• Pour un enlèvement quotidien (Exemple : messagerie) : l’horaire d’enlèvement, les moyens matériels nécessaires en fonction du volume des marchandises à collecter (ramasse par véhicule de tournée, par semi-remorque ou encore mise à disposition d’une semi-remorque à quai chez le chargeur pour un chargement au fil de l’eau…)

Les données concernant le flux transport du client :

Idéalement le client doit communiquer l’historique de ses flux d’expéditions sur une durée de 12 mois minimum, voire 24 mois.

Ces données contiendront les informations suivantes : le nombre d’expéditions réalisées par mois, le poids/expédition, le nombre de colis ou palettes/expédition, la ville + le code postal de destination + le pays si international.

L’ensemble de ces éléments permettra d’observer les volumes et aussi de vérifier s’il y une saisonnalité dans les expéditions.

« Le prestataire transport pourra ainsi s’assurer qu’il sera en mesure d’intégrer ces nouveaux flux dans son activité. L’entrée d’un gros client chez un prestataire transport et plus particulièrement dans un réseau, peut parfois avoir de gros impacts et créer un goulot d’étranglement, voire une saturation. Il est donc primordial que le prestataire transport puisse anticiper l’afflux de marchandises en augmentant les moyens (exemple : doubler des tractions, modifier le plan de transport …) pour être prêt à recevoir et traiter les volumes confiés par le client », précise notre interlocutrice.

Rédiger un cahier des charges, lancer un appel d’offres et contractualiser l’accord

Une fois toutes ces caractéristiques transport identifiées, un cahier des charges précis (détaillé et complet) décrivant le contexte de l’appel d’offres doit être alors rédigé. Il constitue la pièce essentielle de l’appel d’offres qui sera transmis par voie électronique aux prestataires transport présélectionnés en amont. Il sera également annexé une matrice de réponse en 2 volets : un volet administratif (informations détaillées sur l’entreprise) et un volet commercial contenant l’offre tarifaire sous format Excel (tarif au colis, au poids, à la palette, au métrage de plancher…)

A réception de l’appel d’offres, les prestataires transport auront alors deux possibilités : répondre en remettant une offre adaptée et conforme au cahier des charges ou décliner leur réponse, si l’appel d’offres ne s’intègre pas dans leur activité ou ne correspond pas à leur cœur de métier.

L’étape suivante sera celle de l’étude des offres et de la sélection : « Les offres des prestataires transport sont alors comparées en vue de dresser une « short list » des prestataires les mieux positionnés » ajoute Corinne HARGITAI GIGUEL.

Ceux en « short list » seront alors convoqués pour présenter leur offre technique et commerciale mais aussi pour répondre aux différentes questions.

Répondre à un appel d’offres implique, de la part des prestataires transport, une transparence dans la présentation de leur structure et leur positionnement : groupe ou entreprise indépendante, données financières, implantations, partenaires, flotte de véhicules, organisation (organigramme), spécialité(s), références clients, certification, ancienneté du personnel, démarche qualité et engagement écologique éventuelle…  Autant d’informations qui viendront conforter et rassurer le client.

Ces audits permettent de prendre un maximum de garanties sur la fiabilité, le sérieux et la compétence du prestataire transport en vue de déterminer le ou les prestataires répondant aux attentes du client.

« Lorsque nous accompagnons un client dans un appel d’offres transport, nous élaborons une proposition d’accompagnement SUPPLY CHAIN EXPERTS dans laquelle nous décrivons les phases possibles d’accompagnement : Diagnostic transport, rédaction du cahier des charges, lancement de l’appel d’offres, analyse et sélection des offres et enfin, aide à la sélection du prestataire (rédaction d’un rapport avec nos préconisations sur le choix du prestataire transport) » mentionne Corinne HARGITAI GIGUEL.

Quand le client a pris sa décision, l’engagement est formalisé par un contrat entre le client et le prestataire transport, celui-ci reprend les éléments principaux du cahier des charges : Prestations attendues, conditions de réalisation, objectifs, conditions spécifiques (assurance, sécurisation des marchandises…), durée du contrat, conditions tarifaires, indice de révision tarifaire, délai de règlement, indicateurs de performance, bilans périodiques de suivi…  Et sera signé par chacune des parties.

« Le contrat de prestation est primordial dans le cas d’un flux transport régulier, il permet aux deux parties de sécuriser la prestation et le partenariat » conclut Corinne HARGITAI GIGUEL.